شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- تعداد شرکت‌کنندگان، مکان، زمان دقیق و روز برنامه را در همان ابتدای فرآیند برنامه‌ریزی معین کنید. بسیاری از نیازهای شما بستگی به فصل، وضعیت آب‌وهوا، ساعت و روزی دارد که برنامه‌ی خود را برگزار می‌کنید.

در اولین فرصت در مرحله برنامه‌ریزی، از مکان اجرای برنامه دیدن کنید، چه قبل از برنامه و چه در طول فرآیند خلاقانه. گروه خود را به مکان اجرای برنامه ببرید: به‌عنوان بخشی از فرآیند بحث و تبادل‌نظر.

یک‌بار برنامه را از اول تا آخر در ذهن خود مرور کنید. هریک از مراحل اصلی را یادداشت کنید و وظایف مربوط به هرکس را مشخص کنید. برنامه‌ای زمان‌بندی‌شده تهیه و مسئولیت‌های افراد را هم در آن مشخص کنید. تعیین کنید هریک از جزئیات کی و به‌وسیله چه کسی کامل می‌شود. زمان‌بندی هر چیزی را که باید سفارش داد، دوباره بررسی کنید. زمانی را برای تأخیرهای ممکن در نظر بگیرید: این تأخیرها اغلب اتفاق می‌افتد.

دائماً با تمام فروشندگان، شرکت‌کنندگان و داوطلبان در تماس باشید، برای اطمینان از اینکه همچنان مایل به شرکت در برنامه‌اند. ارتباطی پویا به آن‌ها کمک می‌کند احساس راحتی کنند و احتمال کنار کشیدن آن‌ها را از برنامه کم می‌کند. اگر هم آن‌ها کنار بکشند، به‌موقع از آن آگاه می‌شوید و جایگزینی برای آن‌ها پیدا می‌کنید.

در طول بررسی ذهنی، برنامه را در ذهن خود تصویرسازی کنید. آیا احتیاج به سیستم صوتی، روشنایی، دکور، چادر، صحنه، جایگاه خاصی برای گروه موسیقی، سیستم گرمایی، سیستم تهویه هوا، سرگرمی، موسیقی، سرویس بهداشتی، اتاق‌های آرایش، آب آشامیدنی، سیستم حفاظتی، غذا، نوشیدنی، انبار تدارکات و رختکن دارید؟

برنامه‌ریزی سریع و کلی در مورد فضای برنامه انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که فضای کافی در اختیار دارید. با پیشرفت و توسعه‌ی برنامه، برنامه‌ریزی فضا را به‌روز کنید.

هیچ‌یک از جزئیات را هرچند هم کوچک حذف نکنید. موفقیت یا شکست برنامه، بستگی به سازمان‌دهی و دقیق بودن جزئیات آن دارد. اگر همه‌چیز به‌خوبی سازمان‌دهی شود و تمام جزئیات درست انجام شود، احتمال موفقیت برنامه شما بیشتر است.

همه‌چیز را یادداشت کنید. فهرست کاملی از کارهایی را که باید انجام دهید تهیه کنید. بارها و بارها آن را مرور کنید. هرچه بیش‌تر آن را مرور کنید، جزئیات بیشتری می‌توانید به آن‌ها اضافه کنید.

دستور جلسه یا برنامه زمانی برای خود تهیه کنید. همه‌چیز باید کاملاً زمان‌بندی شود، در بسیاری از موارد حتی ثانیه‌ها را هم باید حساب کرد. آن‌قدر تمرین کنید تا به زمان موردنظر برسید.

در جلسه پیش از برنامه، به‌تمامی کارمندان و شرکت‌کنندگان در جلسه، بسته‌ی اطلاعاتی بدهید. این بسته باید حاوی تمامی اعلان‌های مطبوعاتی مرتبط با این برنامه، نگاهی اجمالی، دستور جلسه یا برنامه زمانی، مسئولیت‌های هر شخص، برنامه‌های کارمندان، طرح یا نقشه‌ای از برنامه، برنامه وظایف کارمندان، موقعیت مکانی سرویس بهداشتی و موقعیت مکانی غذا و آشامیدنی‌ها باشد. اگر قرار است افراد یونیفرم بپوشند، به‌موقع یونیفرم‌ها را آماده کرده و به آن‌ها تحویل دهید.
 

منبع: http://hormond.com